聯系我們
- 聯系人：首創特裝設計
- 手機：15975558396
- 電話：（86-020）29840768
- 郵箱：sczhanlan@163.com
- 地址：廣州天河區珠吉街東橫三路8號廣橋商務園B棟4樓
展會現場管理及參展商展廳設計
展會的品質主要體現在展會的服務質量。提高展會現場的管理，不僅能為主辦方帶來更高的回報率，也能為參會者帶來更多心理、感官及其他方面的滿足，有助于提高展會的品質，樹立展會的品牌。本文就是探究在展會現場管理是如何工作？參展商的設計與搭建發揮的重大功效。
一、開展期間服務項目的準備
1、現場登記入場；
2、參展商行為管理；
3、餐飲管理；
4、參展商和觀眾投訴處理。
總之，展覽現場管理對辦好一屆展覽會至關重要。現場管理做得不好，會影響專業觀眾和參展商對展會的滿意程度，甚至影響整個展會的品質。展會現場管理具體體現在對觀眾和參展商提供的服務上，在服務外包的大趨勢下，展會主辦方要不斷通過加強各個服務承包商之間的合作來改善展覽環境，提高服務水平，盡最大力量滿足參展商和觀眾的要求。
二、主辦方與承辦方展會現場的布置
展會在準備過程中，作為舉辦方一定要嚴密的把握展會活動的每一個細節，細節決定成敗并不是一句空話的，一個小的細節也許就決定了整個展會的全局，為此，舉辦方在展會籌備工作中一定得做好細節的排查工作，做到萬無一失的成功。
(一)組委會。
1、相關證卡。2、觀眾基本信息。3、門禁管理。
(二)咨詢臺。
(三)預防突發事件。
1、醫療救援。 2、消防設施。3、服務團隊及管理。
三、參展商展廳設計與搭建在展會中重要性
首先作者就職于RCCMEDIA，成果鏈(北京)文化傳媒有限公司提供專業的商業活動、企業策劃、展覽展示設計及搭建為一體化的服務型企業。
十年行業深耕，讓成果鏈傳媒成長為具有獨特主張的創新型整合服務商。
專注展廳設計與搭建為一體化創新研究，手握豐富領域經驗，共謀市場發展的價值。
拒絕浮夸和盲目的設計，為客戶提供正確的設計策略和表現。
有參展的企業可以參考。
下面開始闡述展廳設計與搭建是不可忽略的環節：
展臺設計就是圍繞會展的主題、目標和內容，通過視覺傳達設計、空間環境設計、工業設計、等手段，人為地創造出人與人、人與物、人與社會彼此交流的時空環境。展臺搭建就是通過按設計圖紙在工廠前期進行施工，然后后期運送到展覽館進行現場搭建和安裝。其任務就是幫助會展組織者和參展者達到信息傳播的目的，這就要求會展設計必須明確會展活動的各個要素，即組織者、參展者、觀眾、場館。現今的展覽會里展臺的設計和搭建已經成為不可缺少一部分。但它們的重要性卻怎樣在展覽會那里體現呢！
1、展臺設計在展覽會的作用。
對于主辦方而言，一個成功的展會首先要吸引參展商參展，因此其必須有獨特、新穎的展覽主題。一個完整的商業展覽的操作過程分為策劃、實施和展后三個階段，每一個階段都有其相對應的工作。而展臺設計是屬于展覽會里面的一大部分也分為展臺設計準備、展臺設計和搭建三個階段，同樣，每一個階段都有其相對應的工作，環環相扣，缺一不可。
展臺設計的創造性主要表現在創意的新穎和藝術形象的獨創性。這個獨特的形象給人以沖擊、震撼、刺激，令人過目不忘，發揮最有效的市場作為，實現最有效的形象傳播。有研究表明在充滿競爭的、五光十色的環境中，觀眾參觀展覽會時候對展臺的第一眼最關鍵。這一眼決定展臺是吸引了這個觀眾還是失去了這個潛在客戶。因此展臺應當引人注目，使人產生興趣。展臺的第一作用是吸引參觀者注意，并產生興趣；第二作用是吸引參觀者走進展臺，仔細觀看展品。做展臺設計工作要講究藝術性，但是應注意避免華而不實。
現在的情況很多時候國內的大公司對于參加一個專業展覽會，都是租一個很大空地，主要是要想在一個幾萬平方米的展館中引起廣大參觀者關注，但他們的預算往往是花了大量的錢在租空地那方面，而忽視了展臺的搭建費用，在展臺的搭建是節省很大預算，沒有非常重視，導致了展臺的設計和搭建非常粗糙，讓參觀客戶看起來覺得企業是在充面子，影響了企業的品牌。
事實上在一個展覽會里面，要吸引觀眾的注意，往往就是展臺起了很關鍵的作用，一個引人入勝的展臺，能決定整個企業參展的好與壞。
有研究表明在充滿競爭的、五光十色的環境中，觀眾對展臺的第一眼最關鍵。這一眼決定展臺是吸引了這個觀眾還是失去了這個潛在客戶。因此展臺應當引人注目，應當使人產生興趣。展臺的第一作用是吸引參觀者注意，并產生興趣；第二作用是吸引參觀者走進展臺，仔細觀看展品。展臺設計是一個短暫的過程，但是在展臺設計之前，作為展臺搭建商必須從方方面面掌握相關的展覽資料，并根據客戶的要求設計獨特、醒目、給人印象深刻的展臺。在搭建前，必須掌握展覽時間的安排，充分利用時間，將圖紙轉變為實體。從而給參展商提供更多對外宣傳的舞臺。
做設計工作要講究藝術性，但是應注意避免華而不實。展覽設計還應當是功能性的，設計人員在考慮設計外部形式、形象時，也需要考慮內在功能，也就是要為展臺的人員和展臺工作提供良好的環境和條件。
因為展出目的的實現最終要靠展臺人員，展臺人員的工作效率最終決定展出效果。在舒適、功能齊全的環境里，展臺人員可以更有效地工作。展臺不僅要展覽產品，要吸引客戶，還要有利于展臺人員推銷、宣傳、調研，與觀眾交流、與客戶洽談。所有這些工作都要有相應的空間、位置、設備，都需要設計人員根據需要和條件進行合理地安排。
相應的功能區域包括問訊區域、展覽區城、接待區域、洽談區域等要作相應的考慮。如果展出規模大，要考慮安排辦公、開會等場地。內部工作大相應區域包括辦公室、會議室、工具房 (維修間)等。輔助區域包括休息室、儲藏室等。 好的展覽設計不僅要 “好看”，還要 “好用”，要有助于展臺人員開展工作，有助于展出達到目的。
2、展臺設計的管理規定和限制。
各國、各地的展覽會對展覽設計、施工都會有各種各樣的管理規定和限制，一個專業的展臺搭建公司就要對相關的規定要清楚或了解。
(1)有關展臺的規定。高度限制：展覽會對展架及展品都有限制規定，尤其對雙層展臺、樓梯、展臺頂部向外延伸的結構等限制更嚴，限高往往不是禁止超高。比如在廣州的琶州展館就有這樣的規定，一層的展臺限高4.5米，二層的限高6米。開面限制：很多展覽會禁止全封閉展臺，如果展臺封閉，展覽會就失去展示作用，參觀者就會有抱怨，但是展出者需要封閉辦公室、談判室、倉庫等。
(2)有關展覽用具的規定。展架展具材料的限制：在很多國家，展覽會規定必須使用經防火處理的材料，限制使用塑料，限制危險化學品。電器的規定：絕大部分國家的展覽會對電器都有嚴格的規定，所用電器的技術指標必須符合當地規定和要求。
(3)有關人流的規定。走道限制：主要是對走道寬度的規定和限制，為保證人流的暢通，展覽會規定走道寬度，禁止展出者的展臺、道具、作品占用走道；電視、零售商品往往造成堵塞。
(4)有關消防的規定。消防環境的規定：如果是大面積的展臺，必須按展館面積和預計的觀眾人數按比例設緊急通道或出口并設標志。消防器材的規定：必須配備消防器材等。
(5)有關展品的規定和限制。主要是對異常展品包括超高、超重展品的規定。只要采取適當措施一般都可以解決。如果遇有任何難以解決的問題，要盡早與展覽會組織者或展館所有者商量。
(6)有關環境的規定。音量限制：背景音樂由展覽會組織者安排，展出者的聲像設備的音量必須控制在不影響周圍展出者的范圍內。色彩限制：若展覽會組織者想取得協調效果，往往會提出色彩要求。要求展出者使用某種基本色調或標題色調。展出者只要遵守規定，并不干擾周圍展臺(比如噪音太大)，展出者一般可以任意設計展臺形狀、擺置展品、使用顏色。
(7)有關勞工的規定。很多國家(尤其是發達國家)規定，展場勞工必須是工會注冊工人，不允許展出者自己動手。
(8)有關手續的規定。展覽會大多要求展出者將設計送審，并要求展出者施工前辦理手續。 各國、各地的展覽會對展覽設計、施工都會有各種各樣的管理規定和限制。
所以由此而看，很多時候一些客戶對設計師說：“三天的展覽期你用做最省的材料去做，只要展臺不倒就可以了。”把一些安全消防或結構等等因素都不考慮在內，完全是把展臺搭建的重要性都沒有理解清楚，不重視展臺的設計搭建往往會讓參展企業在展會上蒙受損失。專業的設計搭建公司都會有對從業人員有嚴格的培訓上崗要求，專業的人員不管是在設計還是在搭建方面都會按展館規定要求下做的最好，盡量為參展企業在展會上做到盡善盡美。
國外的展覽設計搭建歷史悠久，有比較完善的規定和要求，但國內展覽在起步發展階段，目前中國展示設計工程行業呈現的是一派蓬勃無序的局面，會展業作為一個新興的產業，展示工程行業的發展欠缺必要的市場規則和準入標準，但中國在這方面也作出很大的進步，比如中國第一大展的廣交會已經在安全和消防等等方面對進場展臺設計搭建商制定了很多規定和標準。現在各大展覽館也對搭建商有了嚴格要求，務求讓展覽設計公司規范化。在上海和廣州2006年已經開始對展覽的從業人員進行國家勞動局的資格考核，未來也會和展覽協會的配合對展覽搭建的公司制定向室內或建筑設計那樣設立一級和二、三級的設計和施工資格之分。這樣展臺的設計搭建行業就可以步入正軌，對會展的持續發展起到更好的帶動作用。
由此可以看到展臺的設計搭建的規范化，不僅帶動會展業的品牌迅速發展，而且更多品牌展覽會的成功對一個國家會展經濟的發展也是起到非常重要的作用，因此看來展覽會成功和展臺設計搭建都是有密不可分的重要性。
四、展會后續工作如何展開展會的后續工作也是非常重要的，像顧客買家電一樣，都要求三包服務，沒有的話大家寧可不買一樣的道理。為此，我們對于展會的后續服務也不能掉以輕心，也要認真對待，那具體應該怎么辦呢？
1、展會后，工作人員要與參展單位進一步取得聯系，把展會情況進行交接。展會開完了，但是我們的工作并沒有結束，我們要把舉行展會時得出的數據進行分析，包含客流量、觀眾在展會時反應的問題、調查問卷、財務支出情況等綜合起來加以分析。在展會結束后，我們要及時的提供給參展單位，他們的展位在展會進行時的時段客流量，這樣子會使參展企業與他們的客戶為進一步的交流搭建了橋梁。
2、把展會遺留問題的解決方案盡快交到參展單位與觀展群眾手中，樹立展會形象。我們的工作人員要對展會期間，參展企業與觀展大眾提出的問題作出合理的解答，對當時沒有及時解決的問題，會后一定要盡快給出解決方案。這樣才能建立起展會的形象，往往一個不經意的舉動就能打動受眾的心，我們真誠的解決每一個問題，這樣才能把展會的品牌打出去，把展會的好口碑口口相傳的傳遞出去，為以后的展會做出鋪墊。
3、展會最終的評估與總結，吸取經驗教訓。展會效果評估方案及展會的工作總結是信息化管理必不可少的一部分，評估方案是對整個展會的一種評判，做得好的地方我們要繼續保持，不好的地方我們要加以改正，爭取下次展會做到完美。而工作總結是對我們展會的資料進行綜合整理，對已完成的展會進行分析探究，以期為未來的展會工作提供相關的數據資料及成功建議。
我相信，在這21世紀步入一個更加繁盛的時期，以后我們將不會在聽到說主辦方四面八方的招企業參展，企業將在信息化的平臺上自行決定參展與否，我們這些觀展大眾也將能更加明確的知道展會的信息，參加展會時，享受到極致的服務體驗。我們遠眺，不久的將來，信息化管理的現在會展將以嶄新的面貌出現在世人面前。
在線客服1號
微信公眾賬號